Khi bạn nhận được một dịch vụ quá tệ hoặc mua phải một sản phẩm quá tệ, bạn sẽ cảm thấy rất bực mình, và muốn nói với công ty hoặc nơi đã bán sản phẩm, dịch vụ cho bạn để họ biết bạn cảm thấy như thế nào. Thông thường, người ta sẽ gọi điện thoại để nói trước, và khi việc gọi điện thoại, không có tác dụng hoặc gây thêm  bực mình, thì việc viết thư là phương án cuối cùng.

Một lá thư dạng này thường là thư trang trọng, và có cấu trúc gồm 4 phần như sau:

Phần 1: thông tin người gửi: Phần này được canh phải, Vì đây là một lá thư gửi đến một công ty hoặc một nơi bán hàng mà họ cũng không biết bạn là ai, nên phần thông tin này bạn chỉ để địa chỉ và ngày tháng viết thư mà thôi, có thể để thêm số điện thoại của bạn nếu bạn không cảm thấy phiền. Lưu ý là không để tên vì nơi đó thật sự không biết bạn là ai. Tên của bạn sẽ được đặt ở cuối thư.

     Ví dụ:

         55 Hoang Van Thu Street,

Ward. 3, Tan Binh District, HCMC

January 25th 2013

Phần 2: thông tin người nhận, lá thư được canh phải từ đây. Vì đây là một lá thư phàn nàn về dịch vụ, sản phẩm nên nơi nhận mặc định luôn là phòng chăm sóc khách hàng của công ty đó, kèm theo tên công ty và địa chỉ công ty, không cần có tên người nhận cụ thể

Customer services Department- Phòng dịch vụ khách hàng

Phần 3: Nội dung chính. Đối một lá thư dạng này, bạn chỉ cần bắt đâu thư với Dear Sir/Madam, đây là một cách viết lịch sự khi bạn không biết cụ thể người nhận tên gì, Với nội dung chính, bạn có thể dùng các cấu trúc mang tính trang trọng và cứng rắn:

I’m writing to complaint about …                                                                           Tôi viết thư này để phàn nàn về …

I was treated by a number of staff when I phoned to complaint.                    

Tôi thật rất thất vọng và bực mình với thái độ của nhân viên quý công ty khi tôi gọi điện đến phàn nàn.

Bạn có thể kể về những điều làm bạn thấy khó chịu về dịch vụ, sản phẩm, hãy viết theo trình tự để người đọc dễ theo dõi.

Firstly, secondly, thirdly                                            Đầu tiên, thứ hai, thứ ba …

Bạn có thể dùng những từ mạnh sau:

very disapointed                                                          rất thất vọng

was treated                                                                   bị đối xử không tốt

extremely rude                                                             rất vô lễ (thái độ)

as soon as possible.                                                 càng sớm càng tốt

Các cấu trúc mạnh nhưng lịch sự

I would be grateful if you could …                                                               Tôi sẽ rất cảm kích nếu quý công ty …

If this is not possible, I would like a full refund of my money.               Nếu công ty không giải quyết được, tôi muốn được hoàn lại toàn bộ tiền.

Phần 4: kết thúc thư, phần này gồm có lời chào, chữ ký và tên người viết thư

Your faithfully,                        (dùng từ này vì bạn không biết tên người nhận thư)

Phía dưới chữ ký và tên bạn, bạn có thể để địa chỉ thư điện tử của bạn và số điện thoại nếu muốn, việc này sẽ giúp nhân viên liên lạc với bạn để giải quyết vấn đề rắc rối cuả bạn nhanh hơn.

II. lUYỆN VIẾT THƯ PHÀN NÀN

Topic: You went on holiday in Ha Long last month. During your holiday, you stayed at a hotel here but the hotel service did not satisfy you. Now you write a letter to the manager of this hotel to complain.
The name and adress of the hotel is up to you.

(Chủ đề: Bạn đã đi nghỉ ở Ha Long tháng trước. Trong kỳ nghỉ của bạn, bạn ở lại tại một khách sạn ở đây nhưng các dịch vụ khách sạn không đáp ứng các bạn. Bây giờ bạn viết một bức thư cho người quản lý của khách sạn này để khiếu nại.
Tên và địa chỉ của khách sạn là tùy thuộc vào bạn.)

Pre-writing

Before writing the letter, pay attention to the following points:

- Think of what you may complain about. For example: bed bugs, dirty hotel, small room, unhelpful staff, poor room service, substandard restaurant ...

- After stating the problems, you may make some suggestions how to fix the problems or improve the situation.

- Your letter should be in the right structure (already in the lesson).

- The language used in your letter must be formal.

(Trước bằng văn bản

Trước khi viết thư, chú ý đến những điểm sau đây:

- Hãy suy nghĩ về những gì bạn có quyền khiếu nại. Ví dụ: rệp, khách sạn bẩn, căn phòng nhỏ, nhân viên vô ích, dịch vụ phòng nghèo, nhà hàng đạt tiêu chuẩn ...

- Sau khi nêu rõ vấn đề, bạn có thể làm cho một số gợi ý cách sửa chữa các vấn đề hoặc cải thiện tình hình.

- Ngôn ngữ được sử dụng trong thư của bạn phải là trang trọng)